Soukromí zaměstnance
Druhou vůdčí zásadou při hledání souladu práv a povinností zaměstnanců a zaměstnavatelů je zásada přiměřenosti (adekvátnosti), již je třeba aplikovat jako co nejmenší počet shromažďovaných osobních údajů výlučně kategorií odpovídajících účelu, ke kterému zaměstnavatel osobní údaje zpracovává. Třetím principem je zásada analogie. Nové informační technologie je vhodné připodobnit starým technologiím (např. poště) a právní normy je regulující používat obdobně. Zaměstnavatelé jsou povinni respektovat lidská práva zaměstnanců, včetně ochrany jejich listovního tajemství a důvěrnosti nebo tajemství dopravovaných zpráv. Čtvrtým principem je informační povinnost zaměstnavatele podle § 11 zákona o ochraně osobních údajů a §§ 30 a 31 NZP. Informační povinnost správce v rámci pracoviště má dvě roviny. První představují zaměstnanci a ty subjekty, které jsou správci předem známy, že budou pravidelně do monitorovaných prostor docházet. Vůči těmto je třeba splnit informační povinnost v plném rozsahu a předem. Podle § 31 vůči zaměstnancům je třeba informační povinnost splnit ještě před vznikem pracovněprávního poměru. Vhodným prostředkem pro informaci o všech opatřeních, která zasahují do soukromí zaměstnance, je pracovní řád. Podle § 37 odst. 5 NZP ve spojení s § 11 zákona o ochraně osobních údajů vyplývá, že zaměstnavatel má povinnost seznámit zaměstnance s tímto vnitřním předpisem a splnit tak svou informační povinnost, jestliže ji hodlá plnit jeho prostřednictvím, opět nejpozději při nástupu do práce, jestliže nebylo ze strany zaměstnavatele spojeno informování podle § 31 NZP a § 37 odst. 5 NZP v jedno.
Obsah
Listovní tajemství
Listovní tajemství platí pro soukromé zásilky bezvýjimečně i na pracovišti. V prvotním třídění se soukromá zásilka od úřední rozezná podle obálky. Soukromá je primárně adresována zaměstnanci jako soukromé osobě (jméno a příjmení je uvedeno na prvním místě) a název zaměstnavatele slouží toliko jako adresní údaj (je uveden až na dalších místech). Naproti tomu úřední zásilka je primárně adresována instituci (její název je uveden na prvním místě) a na dalších místech je případně uvedeno k urychlení poštovního styku jméno zaměstnance jako úřední osoby. Je-li uvedena doložka „do rukou X. Y.“ nebo „k rukám X. Y.“, je sporné, jak s takovou zásilkou zacházet. Podle převažujícího názoru se jedná o úřední zásilku, podle menšinového o soukromou. S ohledem na přílohu č. 2 poštovních podmínek základní poštovní služby se má postupovat podle prvního názoru s tím, že pokud adresát nebo podatelna zjistí, že se ve skutečnosti jedná o soukromou poštu, nechá dokument ze spisové služby vyřadit, resp. ho do ní vůbec nezařazuje
Elektronická pošta
Elektronické dokumenty (např. soubory typu docx, xlsx, pdf či jpeg) jsou podle § 562 občanského zákoníku písemnostmi, byť nejsou listinami. Proto pro ně platí stejná pravidla jako pro ostatní písemnosti. Ačkoliv e-mailová adresa patří zaměstnavateli, je-li složena z jména a příjmení zaměstnance např. Jan.Svoboda@doména.cz, je e-mail na ni doručený soukromou elektronickou poštou a taková e-mailová adresa je sama o sobě vždy osobním údajem, avšak takovým osobním údajem, k jehož zpracování je zaměstnavatel oprávněn; včetně jeho zveřejnění, komunikuje-li takový zaměstnanec se třetími osobami. Naproti tomu věcně konstruovaná e-mailová adresa, např. info@doména.cz, je úřední elektronickou adresou, a to i v případě, že ji spravuje pouze jeden zaměstnanec. Zaměstnavatel není oprávněn sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců. Zaměstnavatel případně smí u svých zaměstnanců pouze sledovat počet došlých a odeslaných e-mailů, případně (tj. zejména vznikne-li podezření ze zneužití pracovních prostředků, resp. využití k jiným než pracovním účelům) včetně hlavičky, tj. komu píší a od koho je dostávají. Tato činnost je zpracováním osobních údajů zaměstnance, byť za uvedených podmínek oprávněným zpracováním, a je tedy nezbytné dodržovat všechny zákonem o ochraně osobních údajů stanovené povinnosti. Soukromý e-mail zaměstnance smí zaměstnavatel na základě oprávnění daných mu novým zákoníkem práce otevřít a přečíst pouze výjimečně, v zájmu ochrany svých práv, především jestliže je zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail, tj. lze-li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce, a jestliže je pravděpodobné, že z objektivních důvodů, jako je dlouhodobá nemoc zaměstnance, by k jejímu vyřízení zaměstnancem mohlo dojít natolik pozdě, že by zaměstnavatel mohl utrpět újmu na svých právech. Zaměstnavatel tak fakticky využívá svého práva chránit majetek podle nového zákoníku práce. Při nařizování dovolené by měl zaměstnavatel předem přijmout taková opatření k zastupování, aby k poškození soukromí zaměstnance nedošlo.
Při ochraně soukromí zaměstnance při pohybu na webových stránkách je nutno analogicky vycházet z odstavce 26 preambule směrnice o soukromí a elektronických komunikacích: „údaje o účastnících, které jsou zpracovávány v rámci sítí elektronických komunikací pro navázání spojení a přenos informací, obsahují informace o soukromém životě fyzických osob a dotýkají se práva na ochranu jejich korespondence nebo se dotýkají oprávněných zájmů právnických osob. Takové údaje je možno uchovávat pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování služby pro účely účtování a platby za propojení, a to po omezenou dobu. Poskytovatelé služeb by měli účastníky vždy informovat o druhu zpracovávaných údajů, účelech a délce trvání takového zpracování“. Jak již bylo řečeno, v zásadě by měl být uživatel o všech monitorovacích nástrojích předem informován. Sledovat používání webových stránek zaměstnanci pro účely zaměstnavatele tedy možné není, pokud nejsou splněny zákonem stanovené podmínky, tj. závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Pod tím si lze představit například mezinárodní bankovní převody nebo dozor nad prací vězňů. Ani statistické sledování využívání přístupu k internetu, například doby strávené „surfováním“ po internetu, není v souladu s novým zákoníkem práce, nejsou-li splněny podmínky stanovené výše. Avšak ničím zde uvedeným nejsou dotčena práva zaměstnavatele postihnout zaměstnance v souladu s pracovněprávními předpisy, jestliže nevyužívá řádně pracovní doby a prostředků, které mu byly zaměstnavatelem svěřeny.
Závěr
V zásadě platí, že monitorování zaměstnanců je zakázáno, pokud nejsou splněny zvláštní, zákonem stanovené, podmínky. Pokud se zaměstnavatel rozhodne monitorovat zaměstnance, pak musí: a) informovat zaměstnance podle § 11 zákona o ochraně osobních údajů a §§ 30 a 31 nového zákoníku práce. V případě monitorování zaměstnanců při používání internetu je součástí informace vysvětlení principů monitorování, jako je například soubor logů apod.; b) se všemi zaměstnanci zacházet rovně a c) vycházet ze skutečného stavu. Byť zákon umožňuje, aby zaměstnancům byly některé činnosti zaměstnavatelem zakázány, zaměstnavatelem stanovená pravidla by měla odrážet realitu, tj. nezakazovat něco, co je u zaměstnavatele běžnou tolerovanou praxí. Zároveň by bylo vhodné, aby zaměstnavatelé vydali vnitřní předpis, kde by stanovili jasná pravidla, přičemž platí, že čím má zaměstnavatel více zaměstnanců, tím by pravidla měla být detailnější, protože vztahy na pracovišti jsou pak anonymnější. Nejlepším řešením je, aby tato pravidla byla součástí pracovního řádu. Při tom by zaměstnavatelé měli zvážit, zda povolí svým zaměstnancům používání internetu pro soukromé účely, např. během přestávek na jídlo a oddech. Lze doporučit zákaz pouze vytipovaných služeb, např. download souborů s mediálním obsahem, chatu a přeposílání řetězových e-mailů.
https://www.uoou.cz/VismoOnline_ActionScripts/File.ashx?id_org=200144&id_dokumenty=9181
Situace ve Španělsku
Instalace kamer na pracovišti bez souhlasu zaměstnance je v souladu s ústavou, pokud slouží ke kontrole plnění pracovních povinností Rozhodnutí č. 7222/2013 ze dne 3. 3. 2016
Plénum ústavního tribunálu v řízení dle čl. 161 odst. 1 písm. b) ústavy zamítlo ústavní stížnost stěžovatelky, která byla propuštěna z práce poté, co její zaměstnavatel pomocí kamery nain-stalované na pracovišti zjistil, že z pokladny odcizila peníze. Ústavní tribunál dospěl k závěru, že obrazový záznam bez výslovného souhlasu zaměstnance není za daných podmínek v rozporu s osobnostními právy chráněnými čl. 18 odst. 1 a 4 ústavy.
Zaměstnavatel umístil kamerový systém na pracoviště poté, co na základě nově instalovaného informačního pokladního systému pojal podezření, že některý ze zaměstnanců z pokladny na prodejně odcizuje peníze. Zaměstnanci nebyli o instalaci kamery výslovně informováni, nicméně byla umístěna na viditelném místě prodejny a zřetelně označena.
Ústavní tribunál nejprve uvedl, že podobizna (imagen) se považuje za údaj osobního charakte-ru ve smyslu zákona č. 15/1999 o ochraně osobních údajů (Ley Orgánica de protección de datos). Poté konstatoval, že dle ustálené doktríny je charakteristickým znakem práva na ochranu osobních údajů právo dotčené osoby udělit souhlas s pořízením a použitím těchto dat. Nicméně zákon o ochraně osobních údajů obsahuje i některé výjimky z tohoto pravidla. V pracovněprávních vztazích je tato výjimka možná v případě, že zpracování údajů je nutné k výkonu práce a dodržení podmínek pracovní smlouvy. Předchozí souhlas zaměstnance s použitím osobních údajů je nutný pouze v případě, že se nejedná o plnění pracovních povin-ností vyplývajících ze smlouvy. V opačném případě je dle názoru ústavního tribunálu tento souhlas dán implicitně při vlastním uzavření pracovní smlouvy.
V posuzovaném případě byla kamera umístěna v místě, kde stěžovatelka vykonávala svou pracovní činnost, přičemž byla namířena přímo na pokladnu. Nadto bylo v souladu s instrukcí č. 1/2006 španělského úřadu na ochranu osobních údajů (Instrucción de la Agencia Española de Protección de Datos) ve výloze umístěno upozornění, že prostor je monitorován. S ohledem na tyto skutečnosti mohla stěžovatelka dle názoru pléna vědět jak o existenci kamery, tak o účelu, pro který byla nainstalována. V souhrnu se tudíž okolnosti daného případu rovnají poskytnutí informace ve výše uvedeném smyslu.
