Doručování v pracovním právu

Při doručování písemností zaměstnanci i zaměstnavateli, dochází v Zákoníku práce (ZP) k specifické úpravě povinností. Rozlišujeme listiny (zejména s razítkem), písemnosti, oběžníky, směrnice, řády apod. Listiny a písemnosti se doručují jakkoliv, kdekoliv, dokonce elektronicky nebo v bytě zaměstnance. Tyto způsoby nezakazují doručovat běžnou poštou, a to nejlépe s doručenkou, ale je to v blízkém vztahu, jak je ten pracovně-právní založen, zakládá činit doručovací právní jednání nejlépe přímo, osobně.

Problematiku zmiňují zejména tyto paragrafy ZP:

• § 334 Obecné ustanovení o doručování zaměstnavatelem
• § 335 Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací
• § 336 Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím provozovatele poštovních služeb
• § 337 Doručování písemnosti určené zaměstnavateli zaměstnancem

Doručování do vlastních rukou

Podle Bělinu v komentáři k ZP, je zde patrné, že to, co má být listinou s delší platností, vyžaduje písemnou formu, a formu tzv. „do vlastních rukou adresáta“ – vyžaduje spolupráci obou smluvních stran v předání a převzetí.

Má-li být toto právní jednání učiněno v předepsané době, je nezbytné, aby bylo druhé straně také doručeno – dokud totiž. „Nebyl právní úkon doručen, neexistuje“ (absolutní neplatnost), píše důvodová zpráva k zákonu, a tedy nešlo podle dnešní právní úpravy o právní jednání, chybí-li listinná forma

Obecné platí ustanovení o doručování zaměstnavatelem zaměstnanci kdekoliv, jakkoliv.

§ 334 ods. 2) Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací; není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Specifické doručování

Zvláštní způsob dodání (doručení) spočívá v tom, že projev vůle musí být adresátu doručen do vlastních rukou, časteji listinou :

• vzniku, změn a skončení pracovní poměr
• vzniku, změn a skončení dohod o pracích konaných mimo pracovního poměru
• zvolení nebo odvolání z pracovního místa vedoucí zaměstnanec
• důležitých právních nebo faktických jednání týkajících se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr
• záznamu o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce
• výtky a kázeňská varování související s pracovním místem

Taktéž zákon vymezuje písemnou formu listin typu Pracovní smlouva, Platových výměrů, Skončení pracovního poměru, Výtek a kázeňských potrestání. Ve zbytku můžeme mluvit nejen o listinách, ale obecně už o písemnostech, typu Zápis jednání, Schůze, Protokol o převzetí věci apod. Seznamy musíme poměřovat i z pohledu jiných právních předpisů, zejména Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, aby neobsahovaly informace, chráněny těmito předpisy, není-li v ZP povinnost zákonná seznam jmen a jiných osobních údajů si vést (matriky, evidence apod.).

Fikce doručení

Fikce doručení písemnosti je obecně po 10 dnech, ve všech případech listin a písemností, předaných doručovateli poštovních služeb.

Pokud v rozporu se zákonem není doručováno do datové schránky, nemůže dojít k fikci doručení. V tomto stavu, už judikoval Ústavní soud, že stěžovatel měl povinnost svou schránku sledovat, více viz článek. Za nejpomalejší se považuje doručování skrze advokáta zaměstnance, více viz § 334 ods. 5).

§336 ods. 3) Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 10 pracovních dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení podle věty druhé musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti.

Elektronické doručování

ZP v ustanoveních podle §335 a 336 určuje ve velkém pravidla zaručeného doručovaní písemností elektronicky, např. emailem, informačním systémem apod. Silně se zde požaduje potvrzení sdělení kvalifikovaným elektronickým podpisem.

Je zde však znát rozdíl od předešlého principu „zachytit zaměstnance kdekoliv písemností“ nebo "máme nástěnku a šanon směrnic" v elektronickém doručování a to tím, že většina podání učiněna zaměstnavatelem je neplatná či neúčinná, protože je zaměstnavatel podává bez určeného elektronickým podpisem. Níže píšeme, že je nepředstavitelnost právně platného jednání nutno i stvrzení zaměstnancem - přijetí elektronické písemnosti.

Potvrzení přijetí zprávy

Nejhlubší myšlenku potvrzování zaměstnance: „Ano, přečetl jsem si, jsem si vědom, provedu“. Je patrně popsaná v zákonu, že při používání elektronických služeb k doručování, jak se žádá zachovaní jejich nespornost obsahu užijeme k zabezpečení zprávy uznávaný elektronický podpis (zvýšení autenticity, integrity a důveryhodnosti obsahu zprávy). Dokonce většinu elektronické doručení musí zaměstnanec sám zpětne ztvrdit zaměstnavateli.

§335 ods. 4) Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Podle našeho názoru zpětné potvrzování, zejména z důvodu účinnosti práv a povinností, je emailování nedůveryhodné a neefektivní (kdyby se vše mělo potvrzovat). Zaměstnavatelé by nadále měli zásadní Směrnice a Řády zveřejnit formou fyzického předpisu na veřejné úřední desce, případně vnitřním způsobem oběhem dokumentů jakousi nástěnkou.

Datovou schránkou

§337 ZP upravuje pravidla doručování zaměstnancem zaměstnavateli, znovu se uplatňuje přednost rychlejšího postupu, ale elektronická cesta je ošetřena podobně jako u zaměstnavatele, s požadavkem na kvalifikovanost elektronického podpisu písemnosti. Zde nejvíc doporučujeme využít systém datových schránek, protože doručení je okamžité směrem k veřejným institucím a právně platně podepsáno podavatelem. Není nutné zakoupit kvalifikovaný elektronický podpis. Doručení zaměstnanci formou datovej schránky je pokaždé povinnost veřejného orgánu, pokud bude doručovat poštou (s fikcií doručení), měl použit systém datových schránek.

Kam dál

•  Elektronické služby v zaměstnání